הפקת אירוע אינה מהלך ספונטאני אלא מתוכנן היטב, שדורש היערכות מראש: גיבוש הקונספט וכל הפרטים הרלבנטיים להוצאה לפועל של החגיגה.
במרוצת השנים יש לנו סיבות רבות לחגוג – בר/בת מצווה, בריתות, חתונות, חינה, ימי הולדת עגולים ויתכן שנרצה להזמין אורחים שיחגגו ביחד עמנו ולהפוך את המסיבה לאירוע בלתי נשכח.
אך לפני שאתם סוגרים מקום ותאריך – יש לנו צ'ק ליסט שאסור לפספס של כל מה שצריך לקראת ארגון אירוע כאשר בשנים האחרונות רבים בוחרים לחגוג באווירה אינטימית עם מספר מצומצם של משתתפים, זאת על מנת לשמור על קרבה. מסתבר שאפשר לחגוג בקטן וליהנות בגדול!
קונספט מנצח
החליטו על "נושא העל" שילווה את האירוע כדי שתוכלו לייחד ולבדל אותו מאירועים אחרים, למתג אותו ולהעניק לו טאץ' מקורי.
למשל, בת מצווה בסגנון הוליוודי, בר מצווה בשיק עתידני, ברית מהאגדות ומסרטי וולט דיסני.
על פי הקונספט ניתן יהיה כבר לגזור את כל המרכיבים והאלמנטים שישחקו תפקיד ברקיחת האירוע מסגנון האוכל דרך העיצוב והתפאורה, סידור השולחנות, התוכנית האמנותית ואפילו המתנות לאורחים. נסו לפרק לגורמים את הרעיונות, המשאלות והצרכים שלכם כולל אפיון רשימת המוזמנים כדי שתדעו לאן אתם שואפים להגיע בהפקת האירוע.
עניין של לוקיישן ועיצוב
חשוב לבחור אולם לאירועים קטנים שיתאים לסוג האירוע הנחגג. למשל, אולם לברית או אולם לחתונה ולבחון לעומק שהמקום אכן מתאים פיזית לתכולת המשתתפים הצפויה, כך שכולם ירגישו בנוח ולא תיווצר חלילה תחושת עומס או צפיפות. מנגד, אם מדובר באירוע אינטימי קטן, יש להימנע שתורגש חלילה תחושת ריקנות.
כדאי לבחור מלכתחילה במיקום אסטרטגי על המפה, שקל יחסית להגיע אליו מכל הכיוונים והאזורים הגיאוגרפיים הן ברכב פרטי והן בתחבורה ציבורית זמינה.
בדקו מה מאפיין ומייחד את המקום עצמו – האם יש לו שטח חיצוני רחב ידיים או אולי מדובר בהיכל מקורה מזמין, פלטפורמה מודולארית שמאפשרת להתאים את החלל הפנימי לסוג האירוע ולאופי, האם הוא מחולק לחללים, ואיך המבנה הארכיטקטוני האם משתלב עם החוץ ומשרה תחושה פסטורלית של טבע במפגש עם הווי העיר הגדולה, האם ישנה הקפדה על אלמנטים עיצוביים כגון פרטי דקורציה, גופי תאורה, ריהוט אלגנטי.
אתם רוצים מצד אחד, מקום ששומר על קלאסיקה ואסתטיקה ומצד שני, שיהיה גם טרנדי ויתכתב עם הבשורות העכשוויות.
בטעם אישי – תפריט כבקשתכם
נושא הקולינריה בעל חשיבות משמעותית בכל אירוע מכל סוג מבריתות דרך בר/בת מצווה ועד חינות וחתונות – אתם מעוניינים שהאורחים יתענגו על המטעמים ועל כל ביס.
בדקו מה מציע האולם הפוטנציאלי מההיבט הגסטרונומי כולל מטבח מאובזר, שף שמנצח על הסעודה ואפשרות לגמישות יצירתית בבחירת המנות ובגיבוש התפריט וכמובן הפרזנטציה בה מוגשות המנות ומוצעות הקומבינציות בין המעדנים והאם יש התייחסות ומענה להעדפות או מגבלות תזונתיות והתאמה לחך של ילדים במיוחד באירועים כמו בר/בת מצווה בהם צפויים להשתתף ילדים ובני נוער.
חשבו איך התפריט מתחבר גם לעונתיות ולזמן של האירוע כמו תפריט בסגנון קוקטייל לאירוע אינטימי בשעות הערב או תפריט צוהריים עשיר לברית בשעות הצהריים.
אלמנטים חשובים בדרך לאירוע
אל תשכחו גם את כל הפרטים הטכניים בבחירת המקום ובארגון האירוע ובעיקר – התוכנית האמנותית. אם מדובר בחתונה, שישנה חופה מסוגננת וקסומה ואם מדובר באירוע בו אתם רוצים להציג קליפים או להקרין מצגת, שהמקום אכן מצויד בתשתית הטכנולוגית הנדרשת לכך.
כמו כן, אפקטים של סאונד, הקפדה על הניקיון וצוות מסור ואדיב שיהיה קשוב לצרכים שלכם וילווה אתכם בתהליך של הפיכת הרעיון לאירוע ממשי.
