כנס מהווה הזדמנות לשתף ידע, להציג חידושים, לחזק את הקהילה המקצועית. בבניית תמהיל לכנס נלקחים בחשבון פרמטרים רבים שקשורים לנבחרת המרצים, סוג ואופי ההרצאות, הכיבוד שיוגש, המתנות שיוענקו, המציגים וכמובן – הלוקיישן בו ייערך הכנס.
לפניכם צ'ק ליסט שיעזרו לכם לוודא שאתם מוכנים לקראת הכנס הבא שאתם מארגנים והוא אכן יהיה מוצלח מכל הבחינות.

בחירת מקום לכנס

המקום בו עתיד להתקיים הכנס בעל חשיבות רבה על האווירה ועל ההצלחה והוא ייבחר לרוב על פי גודלו – מתחם כנסים רחב ידיים לכנס רב משתתפים או מקום לכנס קטן אינטימי.
כדאי לבחון גם את נושא הגישה לאירוע, לבאים מכל האזורים הגיאוגרפיים, התממשקות עם צירי תחבורה ראשיים ואופציות לתחבורה ציבורית על מנת להעלות את סיכויי ההגעה של המשתתפים.
כמו כן, כדאי לבחון את האופי והעיצוב של המקום ובאיזה סגנון מדובר מבחינה עיצובית, חלוקה לחללים, טרסה או חצר בה אפשר לקיים קבלת פנים, מינגלינג או נטוורקינג לפני תחילת האירוע או בהפסקות או לפזר את המשתתפים ברחבי המתחם למי שמעדיף בחוץ או בפנים.
בר נחשב לאלטרנטיבה נהדרת לכנסים קטנים בשל האווירה המיוחדת שהוא מציע במיוחד בשעות הערב, אווירה בלתי רשמית ובלתי מחייבת, שמאפשרת חיבורים טובים בין אנשים ושילוב בין הנאה לעסקים. ניתן להסתמך כמובן על חוות דעת והמלצות על פי אירועים דומים על מנת להחליט מה יהיה המקום הסופי בו תקיימו את האירוע.

תפריט אטרקטיבי עם מטעמים

האוכל שיוצע לבאי הכנס אף הוא משחק תפקיד חשוב בהצלחת האירוע וכדאי לבנות ולגבש תפריט בהתאם לעונה, לטיימינג ולסוג האירוע המקצועי. אם בוחרים מלכתחילה בר כמו שאפל בר בפלורנטין או באינגה בר בהרצליה אפשר לדעת מראש שיש מה לאכול והמגוון מסחרר ויהיו גם דרינקים שיוסיפו לאווירה התוססת כך שהחוויה הגסטרונומית תהיה הרמונית ושלמה ויהיה למשתתפים מתוך מה לבחור.
יש לבדוק מראש אם ניתן להוסיף ספיישלים או להחליט מראש על X מנות בהתאם לתקציב.
קחו בחשבון שבאירועים מקצועיים כמו כנסים המשתפים לרוב רוצים לשמור על תנועה חופשית ולכן, ההעדפה מלכתחילה תהיה לטובת מנות שקל להחזיק ולנשנש תוך כדי תנועה מבלי להתלכלך.
בגיבוש התפריט החליטו אם ללכת על בשרי או חלבי, בדקו אם יש גם אלטרנטיבות לצמחונים ולטבעוניים כדי שכולם יהיו מרוצים, כנ"ל לגבי שפע של משקאות וקביעת אופן ההגשה – האם סוג של בופה פתוח או הגשה ישירות לשולחנות ואיזה סגנון ישיבה צפוי להיות וכיצד האוכל והמשקאות יתמזגו האם יוצעו חופשי לאורך כל האירוע או לפני שהוא מתחיל ובהפסקות יזומות בצורה מסודרת.

טכנולוגיה ויחס אישי

התשתית אף היא קריטית להצלחת האירוע וכדאי לבחון מלבד גישה, עיצוב, חלוקה לחללים או בין חוץ לפנים, אם יש גם פלטפורמה טכנולוגית יעילה שתאפשר להקרין סרטונים, מצגות, מערכת סאונד להגברה למרצים וכן מערכת תאורה ליצירת אפקטים מעניינים שיתרמו לאווירה.
כדאי לבחון שיש לכם פרטנר להפיק עמו את האירוע מבחינת המקום עצמו או צוות הפקה חיצוני שיתווך בין כל הגורמים ושגם בזמן אמת יהיו עמדות רישום או צוות שיהיה מסור ופנוי וקשוב לצרכי המשתתפים והמארגנים.

הכנות חשובות בדרך לאירוע

אל תשכחו לבצע את כל הפעולות המקדימות להוצאת הכנס אל הפועל בין אם מדובר בקביעת מועד פנוי, יצירת רשימת משתתפים או משלוח הזמנות וכן סיור מקדים במקום על מנת להחליט איך להתנהל בפועל, חלוקת משאבים, הקצאת סמכויות בין הגורמים המעורבים.
נסו לחפש ספונסרים להוזלת עלויות או לשדרוג התוכנית האמנותית.